Công nghệ "mở đường" cho chính quyền số

Không chỉ nằm trong nhóm địa phương dẫn đầu thành phố về tỷ lệ giải quyết hồ sơ trực tuyến, phường Hương Trà còn từng bước hình thành mô hình chính quyền vận hành bằng công nghệ, lấy dữ liệu và AI làm trung tâm trong quản lý, điều hành.

Nhờ hệ thống "trợ lý ảo AI" mà việc phục vụ nhân dân, xử lý các thủ tục hành chính được nhanh chóng, hiệu quả hơn. Ảnh: PHAN VINH

Công nghệ hỗ trợ tối đa

Những văn bản hành chính vốn phải được chuyển tay giữa các bộ phận chuyên môn ở phường Hương Trà giờ đây đã được xử lý tự động thông qua hệ thống AI tích hợp trên nền tảng chính quyền điện tử của thành phố.

Hệ thống hoạt động như một “trợ lý số” giúp số hóa, tiếp nhận và lưu trữ tập trung toàn bộ hồ sơ, công văn đến, công văn đi cũng như các tài liệu chuyên môn. Khi cần tra cứu, lãnh đạo và cán bộ chỉ mất vài giây để tìm lại hồ sơ trên hệ thống, thay vì phải lục tìm trong hàng chồng văn bản giấy như trước.

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý dữ liệu, nền tảng này còn hỗ trợ soạn thảo và xử lý văn bản hành chính. Hệ thống có sẵn các biểu mẫu chuẩn, gợi ý nội dung dự thảo theo yêu cầu, giúp rút ngắn thời gian làm việc, đồng thời bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình xử lý thông tin.

Bên cạnh đó, hệ thống còn được vận hành như một “trợ lý ảo” hỗ trợ lãnh đạo và cán bộ trong công tác điều hành. Khi có văn bản đến, hệ thống tự động đọc, tóm tắt nội dung, xác định tính chất công việc và gợi ý hướng xử lý hoặc phân công đến đúng bộ phận phụ trách. Cán bộ phụ trách có thể theo dõi tiến độ, kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ ngay trên giao diện quản lý, không cần báo cáo giấy tờ thủ công.

Trong các cuộc họp, hệ thống AI ghi âm, nhận diện nội dung, tự động tổng hợp và đề xuất dự thảo thông báo kết luận của người chủ trì. Nhờ đó, việc điều hành trở nên gọn gàng, tiết kiệm thời gian mà vẫn bảo đảm tính chính xác, minh bạch trong lưu trữ thông tin.

Anh Bùi Trọng Hiệp, cán bộ Văn hóa - Xã hội phường Hương Trà chia sẻ: “Trước đây, mỗi ngày chúng tôi phải xử lý hàng chục văn bản giấy, vừa nhập liệu vừa lưu hồ sơ, rất mất thời gian. Giờ chỉ cần vài thao tác là hoàn tất, mọi dữ liệu đều được lưu trữ, truy xuất nhanh. Đặc biệt, phần dự thảo hay tổng hợp nội dung họp được hệ thống gợi ý khá sát thực tế, giúp tiết kiệm thời gian mà vẫn chính xác”.

Theo lãnh đạo UBND phường, việc tích hợp AI không chỉ phục vụ công tác hành chính mà còn hỗ trợ quản lý đô thị, môi trường và hạ tầng. Hệ thống có thể phân tích dữ liệu quy hoạch, cây xanh, điểm xả thải... để cảnh báo sớm cho cơ quan chức năng kịp thời có những hướng xử lý phù hợp. Các dữ liệu này được cập nhật liên tục và đồng bộ với Trung tâm Điều hành thông minh (IOC) của thành phố, bảo đảm việc quản lý thông suốt hai chiều.

Công việc của cán bộ phường Hương Trà thời gian qua được thực hiện một cách bài bản hơn nhờ hệ thống AI. Ảnh: PHAN VINH

Hướng đến chính quyền số

Ông Bùi Ngọc Huy, Phó Chủ tịch UBND phường Hương Trà cho biết, địa phương đã đạt nhiều kết quả tích cực trong cải cách hành chính và phát triển hạ tầng số. Hiện 100% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền phường đều được công khai trực tuyến.

Hơn 94% hồ sơ được giải quyết trên môi trường số, toàn bộ cán bộ sử dụng chữ ký điện tử và phần mềm quản lý văn bản thống nhất. Ngoài ra, hệ thống truyền thanh thông minh, cổng thông tin điện tử và Zalo Official Account giúp thông tin đến người dân nhanh và chính xác.

Theo ông Huy, địa phương đã xây dựng đề án “Đẩy mạnh chuyển đổi số, ứng dụng khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo phường Hương Trà giai đoạn 2026 - 2030”, đặt mục tiêu đến năm 2030 trở thành một trong những phường dẫn đầu thành phố về ứng dụng công nghệ và xây dựng môi trường số tiện ích, an toàn. Hai trụ cột được xác định là dịch vụ hành chính chủ động và bản sao số từ không gian thực - Digital Twin.

Với dịch vụ hành chính chủ động, người dân không phải chờ đến khi có nhu cầu mới làm thủ tục. Hệ thống sẽ tự động thông báo khi giấy tờ gần hết hạn, nhắc lịch nộp hoặc cập nhật hồ sơ, giúp quy trình phục vụ hành chính trở nên thân thiện và chủ động hơn. Toàn bộ quy trình được số hóa, giảm tối đa thao tác thủ công và thời gian chờ đợi.

Trong khi đó, bản sao số Digital Twin 3D mô phỏng toàn bộ không gian phường trên nền tảng dữ liệu số. Các thông tin về hạ tầng, quy hoạch, dân cư, môi trường được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo phường trong quy hoạch, quản lý đô thị và xử lý sự cố. Đây được xem là bước chuẩn bị cho giai đoạn quản trị địa phương bằng dữ liệu, tiến tới chính quyền thông minh.

Theo đề án, phường sẽ tiếp tục nâng cấp hạ tầng công nghệ, mở rộng mạng wifi công cộng, phủ sóng 5G, lắp đặt thêm camera giám sát toàn địa bàn và đào tạo đội ngũ cán bộ am hiểu công nghệ mới. Bên cạnh đó, địa phương cũng khuyến khích doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh áp dụng thanh toán điện tử, đưa sản phẩm lên sàn thương mại điện tử và phát triển các mô hình kinh tế số gắn với đời sống dân cư.

“Chúng tôi xem chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ mà là thay đổi cách nghĩ và cách làm việc. Mục tiêu đến năm 2030, Hương Trà sẽ nằm trong nhóm phường dẫn đầu thành phố về ứng dụng khoa học - công nghệ, tích cực xin thí điểm các mô hình về chính quyền số”, ông Huy chia sẻ.